Rola onboardingu w przedsiębiorstwie cz.3

Nasza checklista:

– znaczenie onboardingu: jest Rola onboardingu w przedsiebiorstwie cz.1

– podręcznik/przewodnik o firmie: jest Rola onboardingu w przedsiebiorstwie cz.2

Przejdźmy zatem od teorii do praktyki. Jak powinien wyglądać sam onboarding? Jak można go przeprowadzić w atrakcyjny i angażujący uczestników sposób?

Długość szkolenia zależy od ilości pracowników, którzy akurat zaczynają z nami współpracę. Może to być jeden lub dwa dni. Dłuższe szkolenia obejmują już wiedzę bezpośrednio związaną z pracą na stanowisku. My skupimy się na wdrożeniu i przedstawieniu firmy.

Rzecz wydawałoby się oczywista, ale… upewnij się, że masz zarezerwowaną salę na dzień, w który spotykasz się nowymi osobami. Nic tak nie burzy świetnie zaplanowanego szkolenia, jak brak pomieszczenia do jego przeprowadzenia. Jeżeli korzystasz z prezentacji multimedialnej sprawdź wcześniej, czy masz działający sprzęt. O ile na codziennych spotkaniach nie wszystko musi być idealnie, o tyle przy szkoleniu nowych osób warto zadbać o te podstawowe aspekty tak, aby całość wyglądała profesjonalnie. Wracamy tutaj do tematu znaczenia pierwszego wrażenia.

Jeżeli już zdarzą się „wpadki” zachowaj zimną krew i bez okazywania zdenerwowania rozwiąż problem. Zawsze jest jakieś wyjście. Sztuka improwizacji, może się przydać

Pierwszy dzień dobrze jest rozpocząć od pokazania naszym nowym koleżankom i kolegom, gdzie w firmie znajdują się najbliższe toalety oraz zaprowadzić do kuchni. Jeżeli macie firmową kawę czy wodę zaproponuj, aby się obsłużyli. Są to rzeczy tak oczywiste dla nas, osób pracujących w firmie, że czasami zapominamy o tym wspomnieć.

Macie w firmie owocowe dni? Świetnie! Weź po owocu dla każdego. Mała rzecz, a sprawi radość.

Wracając na salę szkoleniową. Rolą wdrożenia jest przekazanie nowym pracownikom informacji na temat firmy, tego jak się w niej poruszać, jakie panują zwyczaje i procedury.

Zaczynając szkolenie warto postawić na przełamanie lodów, na tzw. small talk, a tłumacząc na polski – pogawędkę.

Pamiętajmy, że jest to pierwszy dzień w nowej pracy. Nowa sytuacja, nowi ludzie, dla niektórych jest to pierwsza praca w życiu. Aby trochę rozluźnić atmosferę zacznij szkolenie od „lodołamacza”. Jak sama nazwa wskazuje pomaga on przełamać lody, a przede wszystkim lepiej się poznać. Pozwól osobom opowiedzieć o sobie. Zastąp jednak oklepane „powiedz kilka zdań o sobie” i zrób to w formie gry, która pozwoli opowiedzieć uczestnikom nie tylko o ich doświadczeniach zawodowych.

Poza omówieniem przez trenera istotnych elementów takich jak misja, wizja, zadania działów, procedury, niewątpliwą atrakcją i urozmaiceniem jest zaproszenie przedstawicieli poszczególnych działów, aby przyszli do Was i sami opowiedzieli o pracy ich zespołów. Zapytajcie, który z kierowników byłby chętny uczestniczyć w onboardingu. Nie uda się tego zrobić ze wszystkimi, ale przy dobrym planowaniu i komunikacji pomiędzy trenerem a kierownikami można zorganizować to tak, że na każdym wdrożeniu swoją część ma jeden lub dwóch kierowników lub wyznaczeni przedstawiciele działów. Zauważyłam, że jest to najlepiej oceniany element szkolenia.

Był lodołamacz na początku, zrób kolejny w trakcie. Przyda się na pewno po przerwie obiadowej, gdzie naturalnie energia uczestników spada. Znacie ten z papierem toaletowym? Ważne, żeby papier był dzielony na listki. Każda osoba odrywa dowolną ilość listków. Kolejnym zadaniem jest opowiedzenie o sobie tyle informacji, ile ma się listków – znak zodiaku, ulubiona potrawa, lista pomysłów jest nieograniczona. Ważne, aby trener brał udział w każdej z tych gier. Integruje się z grupą i wpływa to korzystnie na atmosferę. Nie wprowadza podświadomych podziałów na ja – wy.

Była część teoretyczna na sali. Czas na spacer po firmie. Absolutna konieczność. Warto w każdym z działów powiedzieć kim są nowe osoby i na jakie stanowiska zostały zatrudnione. Sprawdza się to zwłaszcza w mniejszych firmach, gdzie każda nowa osoba od razu wzbudza zainteresowanie. Trudno jest to zrobić w przypadku szkolenia 30 osób. Dlatego wszystko dostosuj do potrzeb i możliwości w Twojej organizacji.

W trakcie spaceru lub po zakończeniu pierwszego dnia dobrze jest zaprowadzić nowe osoby do ich przyszłych przełożonych, aby mogli się poznać i chwilę porozmawiać. Jeżeli wyznaczony jest mentor, który odpowiedzialny będzie za dalsze szkolenie na stanowisku, przedstaw również jego.

Co jeszcze można zrobić w ramach onboardingu?

Jeżeli w firmie funkcjonuje narzędzie do komunikacji wewnętrznej, np. newsletter, poproś nowe osoby o napisanie kilku zdań o sobie (co ich interesuje, jakie mają doświadczenie). Nie lubimy pozowanych zdjęć, dlatego zamiast robienia zdjęć pod ścianą na potrzebę chwili, osoby mogą udostępnić zdjęcie z prywatnego archiwum. I po raz kolejny wszystko zależy od ilości osób na szkoleniu wstępnym i możliwościach jakimi dysponujecie. Zbiorowe zdjęcie z podpisem osób wraz z informacją do jakich działów zostali zatrudnieni, również może świetnie spełnić rolę informacyjną w przypadku większej ilości osób.

Bywają momenty kiedy najlepszą procedurę onboardingową trener może uznać za nudną i monotonną, zwłaszcza jeżeli firma zatrudnia dużo i często. Jednak jej przeprowadzenie jest absolutnie niezbędne, jeżeli zależy nam aby od pierwszego spotkania pracownik odbierał firmę, jako miejsce w którym warto zostać na dłużej.

Przygotowujesz procedurę onboardingową w firmie i chciałbyś to skonsultować.

Może budujesz kulturę komunikacji wewnętrznej w firmie i przydałoby Ci się wsparcie. Zapraszam do Kontakt