Rola onboardingu w przedsiębiorstwie cz.2

Rola dobrze przeprowadzonego onboardingu jest ogromna i warto poświecić zasoby na to aby się do niego przygotować. Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz, a każdy z nas doskonale wie, jak trudno naprawia się jego negatywne skutki. Niektóre znajomości są nie do odbudowania. Część 1 artykułu tutaj

Zacznijmy zatem od początku.

Kto jest zaangażowany w przygotowanie procedury onboardingowej?

Pierwsza odpowiedź, jaka zapewne się Wam nasunęła brzmi – trener wewnętrzny, dział HR. Nic bardziej mylnego. Przedstawiamy firmę więc prawidłowa odpowiedź brzmi – wszyscy pracownicy. Należy wskazać koordynatora działań, który jest odpowiedzialny za przygotowanie i wykonanie całości. Jednak potrzebuje on wsparcia zarówno kierowników wszystkich działów, ich pracowników i jeżeli taki w firmie istnieje – działu odpowiedzialnego za grafikę.

Na potrzeby tego artykułu przyjmijmy, że rolę koordynatora pełni trener. Z moich obserwacji rynku pracy wynika, że stanowisko trenera wewnętrznego w firmach staje się coraz bardziej popularne, co osobiście uważam za dobry trend. Istoty jest fakt, że zapotrzebowanie na to stanowisko pojawia się nie tylko w firmach związanych ze sprzedażą czy call center, gdzie rola trenera jest kluczowa.

Dla pracownika, który dopiero rozpoczyna swoją przygodę w nowej firmie wszystko wydaje się być wyzwaniem, dlatego warto poświęcić czas na przygotowanie „przewodnika” o firmie. W tym artykule zamieściłam kilka przydatnych wskazówek, jak przygotować taki przewodnik.

Sama forma jest dowolna – może być to zrobione w formie elektronicznej lub papierowej. Podobnie jest z nazwą: przewodnik, manual, a może nadacie mu jakąś nazwę własną związaną z firmą.

O czym napisać, aby zainteresować nowego pracownika i pokazać się jako atrakcyjne miejsce do pracy?

Dużo zależy tutaj od organizacji i kultury firmy, należy jednak pamiętać, że skupienie się jedynie na misji, wizji oraz opisaniu zakresów obowiązków poszczególnych działów, może okazać się mało zajmujące.

Każda firma ma swoją historię – jak doszło do jej powstania, jak się rozwijała. Dlaczego nie zacząć właśnie od tego? Zapewne macie jakieś zdjęcia z pierwszych lat działalności. Pokażcie je. Po drodze było kilka kluczowych momentów. Napiszcie o tym! Lubimy takie opowieści. Poznając historię organizacji przywiązujemy się, nawiązuje się relacja.

Poproście kilku pracowników z dłuższym stażem o opisanie ich początków w firmie. Jak wspominają swoją rozmowę o pracę? Jak wyglądały ich początki? Jak rozwijała się ich kariera w strukturach firmy. Czytając to sami będziecie mile zaskoczeni, gwarantuję. Dobrze, żeby były to osoby z różnych działów, a nie tylko HR. Z jednej strony wpływa to na zaangażowanie obecnych pracowników – twoja historia jest dla mnie interesująca, Ty jesteś dla mnie ważny. Z drugiej pokazuje nowemu pracownikowi różnorodność osób, jakie spotka w firmie.

Zależy nam na tym, aby pracownicy zostawali w firmie na dłużej. Pokażmy im możliwości rozwoju i ścieżki kariery. Poproście osoby na kluczowych stanowiskach – kierowników, dyrektorów, liderów o dostarczenie krótkiej notatki z odpowiedzią na pytania:

– od kiedy pracujesz w firmie

– jakie stanowiska zajmowałeś

– czym się interesujesz poza pracą

Są to przykładowe pytania. A to dodatkowe o zainteresowania pomaga w budowaniu pozytywnego wizerunku pracodawcy i pracowników.

Oczywiście, tak jak już wspomniałam, w przewodniku powinny zostać zawarte informacje na temat misji i wizji firmy. Zróbcie to inaczej niż zazwyczaj. Poza standardowym hasłem np. „współpraca” na przykładach opiszcie, co przez to rozumiecie i jak daną wartość przekładacie na codzienną pracę. W ten sposób pracownik znając konkretne przykłady zachowań, będzie łatwiej mógł się utożsamiać z wartościami firmy.

Kolejny rozdział to przedstawienie poszczególnych działów. Jestem zwolennikiem krótkich opisów głównych zadań. W tym miejscu poproście o pomoc kierowników. Umówcie się na krótkie spotkania, zajmuje to nie dłużej niż 15 minut. Warto uprzedzić, jaki będzie temat spotkania, żeby każdy miał czas się przygotować. Poproście ich o to, aby opowiedzieli Wam o pracy swoich zespołów. Rozmowa pomoże lepiej zrozumieć specyfikę danego działu. Jest to istotne z punktu widzenia trenera, ponieważ poza punktowym opisem w przewodniku w trakcie szkolenia będzie opowiadał nowemu pracownikowi o wszystkich działach. Ja sama, pracując w firmie ponad 4 lata w momencie, kiedy przygotowywałam taki podręcznik po raz pierwszy, miałam sporo pytań. Z jednej strony wszyscy wiemy, czym zajmuje się grafika czy księgowość, ale i tak miałam pytania, które pomogły mi potem przedstawiać dział w taki sposób, jakbym pracowała w jego strukturach.

Kolejne przykładowe elementy, które mogą znaleźć się w podręczniku to mapka firmy z wykazem, gdzie znajdują się poszczególne działy – bardzo pomocna w pierwszych dniach.

Książka adresowa z adresami mailowymi i numerami telefonów. Nie zawsze taka książka musi zawierać wszystkich pracowników. Można w niej umieścić kontakty, które są ważne dla nowego pracownika, np. kierownicy, kadry, recepcja, HR, asystent zarządu.

Byś może w firmie funkcjonują powiedzonka lub zwroty. Słownik jest kolejnym świetnym pomysłem na rozdział oraz sposobem na zaangażowanie pracowników w proces wdrażania nowych osób. Nie każdy od pierwszego dnia orientuje się w słownictwie branżowym. Ja sama mam kilka takich przykładów z branży TSL, które na szkoleniach zawsze wywołują uśmiech na twarzy, bo na pewno nie kojarzą się z transportem.

Firmy mają tę zaletę, że skupiają ludzi z różnych środowisk z różnymi zainteresowaniami. Chodzenie po górach, udział w maratonach, gra w piłkę nożną, sztuki walki, szydełkowanie, kolekcjonowanie słoni z porcelany, graffiti, renowacja aut, udział w rajdach, niskobudżetowe podróże… I tak można wymieniać jeszcze długo. Być może w Waszych firmach pracują ludzie, którzy dzielą wspólne pasje i spotykają się po pracy, aby je rozwijać. Znajdźcie te osoby u siebie i poproście aby podzieliły się swoją historią. Dołączą do tego zdjęcia z ich prywatnego archiwum i gwarantuję, że będzie to najchętniej czytany rozdział. Po raz kolejny jest to sposób na pokazanie atrakcyjnego oblicza pracodawcy. Jednocześnie jest to komunikat dla pracownika: interesuję się tobą, chcę cię lepiej poznać. Ludzie lubią opowiadać o sobie, jeżeli czują, że kogoś to interesuje.

Takich rozdziałów można napisać tyle, ile macie pomysłów. Jeżeli jest to konieczne w podręczniku można również zawrzeć obowiązujące w firmie procedury czy inne istotne elementy, np. formularze czy instrukcje.

Na koniec pokusiłabym się jeszcze o zamieszczenie kilku zdjęć z imprez firmowych lub innych eventów,  na których można było spotkać firmę, np. targi czy konferencje. Lubimy oglądać zdjęcia. A jeden obraz, jak dobrze wiemy, może czasami znaczyć więcej niż tysiąc słów.

Przygotowanie takiego materiału jest czasochłonne, ale jeżeli zrobicie to dobrze na początku, potem wystarczy nanoszenie drobnych zmian odpowiednie do zmian, jakie następują w firmie.

Cd. Rola onboardingu w przedsiebiorstwie cz.3

Jeżeli masz pytania do tego, jak przygotować procedurę wdrożeniową w Twojej firmie, zachęcam do kontaktu. Kontakt